¿Qué es la Gestión Documental?
A través de los documentos se puede tener información acertada de todo tipo de actividad de una empresa, por lo cual es importante llevar un registro exacto de estos datos.
La realización de este proceso junto con la captura, almacenamiento, respaldo, análisis y distribución de la información según se necesite es lo que se conoce como gestión documental.
Pero no cualquiera puede realizar esta labor ¿Por qué? Porque a través de este último proceso se hace posible corroborar, comparar y verificar cada detalle del funcionamiento, eficiencia de ejecución de servicios, legalidad y control de riesgos de toda empresa.
Tomando en cuenta esto, muchos expertos están utilizando la tecnología moderna para hacer mucho más seguro y sencillo el gestionar cualquier documento, preservarlo y organizarlo. Gracias a esto una labor que antes podía requerir horas o días dentro de un departamento de archivo, puede ser realizada en cuestión de minutos.
Ventajas de la gestión documental moderna
El tener toda la información documental a nivel digital permite tener diferentes fuentes de respaldo, de forma que siempre se mantendrá la integridad de los documentos. Asimismo, al utilizar la red o dispositivos de almacenamiento para respaldar dichos datos, se elimina el uso innecesario de espacio que áreas de archivo pueden requerir para alojar un sinnúmero de documentos durante la vida de la empresa.
También se elimina la posibilidad duplicidad de documentación, con lo cual el confundir o traspapelar cualquier detalle en un descuido será cosa del pasado. Los informes y clasificación periódica que los métodos actuales siguen permitirán tener una idea clara de la información que se almacena en conjunto o por separado.
¿Y en los casos de información que sea de dominio de diferentes departamentos? Se registra, distribuye o recopila sin inconvenientes, facilitando así la ubicación de dichos datos sin tener que hacer un largo seguimiento del paradero del documento.
Si aún no está completamente convencido de lo beneficioso que es el gestionar la documentación de esta forma busque un poco de asesoría, en ella encontrarás lo que necesites para confirmar que en toda situación la gestión documental es importante y necesaria.